Guide lines (only in Danish)

Retningslinier for racerepræsentantskabet i DTK

Formål: Formålet med racerepræsentantskabet er at varetage de enkelte racers særlige interesser i DTK.

Valg:

Valgbarhed følger DTK’s love - dog med den indskrænkning, at valgbarhed og stemmeberettigelse kun finder sted inden for de enkelte racer.
Betingelsen for at være valgbar og stemmeberettiget ved racerepræsentantskabsvalget er, at man har været registreret for den pågældende race i mindst 3 mdr. DTK’s love § 5 skal ligeledes opfyldes.
Der er valg til racerepræsentantskabet på lige år.
Forslag til kandidater skal være bestyrelsen i hænde senest 1. juli i valgåret.
Det påhviler den siddende ansvarshavende racerepræsentant at nævne dette i racespalten i TN nr. 3. og skriftligt til bestyrelsens kontaktperson, her nævner han/hun ligeledes, om han/hun ønsker genvalg.
Kandidaterne nævnes i TN nr. 4. Her indsættes ligeledes en stemmeseddel for de racer, hvor der skal være valg.
Stemmesedlerne skal være DTK’s bestyrelse i hænde senest 1. September.
Almindeligt stemmeflertal blandt racegruppens medlemmer afgør, hvem af kandidaterne der skal beklæde posten som ansvarshavende racerepræsentant.
Bestyrelsen tæller stemmerne op og kontakter kandidaterne i den enkelte race.
Den ansvarshavende racerepræsentant udpeger selv sin racerepræsentant for et år ad gangen. ønsker den ansvarshavende racerep. at udskifte sin racerepræsentant, skal dette meddeles skriftligt til bestyrelsens kontaktperson senest 1. December. Racerepræsentanten kan afsættes af bestyrelsen, såfremt bestyrelsen finder tungtvejende grunde hertil.
Navnet på racerepræsentant offentliggøres senest i TN nr. 1 ulige år.
Det tilstræbes at der mellem de to racerepræsentanter bliver en ligelig fordeling øst og vest for Storebælt.
De valgte racerepræsentanter offentliggøres i TN nr. 5.
Er der ingen modkandidater, kan den siddende ansvarshavende racerep. fortsætte endnu en periode.
Er der ingen kandidater og ønsker den siddende repræsentant ikke at fortsætte, kan bestyrelsen udpege en ansvarshavende racerep.
Valgperioden er to år startende 1. januar - ulige år.

Fratræden:

Hvis den ansvarshavende racerep. ønsker at fratræde midt i en valgperiode, skal dette meddeles bestyrelsen skriftligt. Når bestyrelsen har accepteret ønsket, vil det blive meddelt i førstkommende TN samtidig med indkaldelse af kandidatforslag til nyvalg. Listen med kandidatforslag vil blive offentliggjort i TN sammen med stemmeseddel og deadline for stemmeafgivelse. Racerepræsentanten kan fortsætte arbejdet til der er valgt en ny ansvarshavende racerep.

Såfremt racerepræsentanten ønsker at fratræde, meddeles dette skriftligt til bestyrelsen og den ansvarshavende racerep. Herefter kan sidstnævnte udpege en ny racerepræsentant for resten af valgperioden.

Rettigheder og pligter:

Racerepræsentanterne får ved deres tiltræden udleveret diverse materialer tilhørende racen.
Racerepræsentanterne kan til enhver tid rekvirere en medlemsliste over racemedlemmerne i DTK’s sekretariat. Dog bør racerepræsentanten orientere den ansvarshavende om dette. Listen må kun anvendes i DTK- regi og må på ingen måde anvendes kommercielt.
Racerepræsentanterne er såvel racens som DTK’s officielle ansigter/stemmer og forpligter sig til at arbejde for udbredelse af kendskab til såvel race som klub.
Racerepræsentanterne skal arbejde i racens interesse og vise loyalitet og samarbejdsvilje over for alle medlemmer af racen.
Den ansvarshavende racerepræsentant modtager fra DKK og DTK hvalperegistreringslister, præmieringslister fra alle udstillinger samt alle papirer vedrørende racen. Disse papirer skal opbevares og tilbageleveres til det bestyrelsesmedlem, der er ansvarlig for racerne efter endt valgperiode. Alle officielle lister og meddelelser skal opbevares i 5 år.
Racerepræsentanterne bør afholde racemøde 1 x årligt, hvor alle medlemmer er velkomne. Indbydelse via TN. Bestyrelsen kan deltage i mødet.
Racerepræsentanterne skal tages med på råd i fastsættelse af regler for avl og opdræt. De er i disse forhold ansvarlige for, at alles meninger forelægges bestyrelsen inden endelig beslutning tages. Praksis vil være, at bestyrelsen lægger forslag frem til afstemning for racens medlemmer ved annoncering i TN.
Der kan ikke foretages urafstemning i racegruppen om avlsrestriktioner før emnet har været behandlet på et racemøde.
Sender racerepræsentanterne materiale ud til racegruppen skal bestyrelsens kontaktperson have kopi.
Bestyrelsen skal rådføre sig med den ansvarshavende racerepræsentant i dispensationssager, der vedrører avlsgodkendelse.
Racerepræsentanterne har en forpligtelse til at orientere om arrangementer under racen i TN, således at disse bliver bekendt for alle medlemmer af DTK, men specielt for racens medlemmer.
Hver racegruppe kan disponere over en side i TN. Yderligere pladsbehov aftales med redaktøren.
Racerespræsentanterne bør orientere medlemmerne vedrørende racen gennem indlæg i TN.
Racerepræsentanterne opfordres til samarbejde med andre racer og med DTK’s kredse.
Racerepræsentanterne skal tilstræbe at besvare alle henvendelser vedrørende racen inden 3 mdr.
Racerepræsentanterne er ansvarlige for, at DTK’s bestyrelse gøres bekendt med deres adresse-, telefon- og emailændringer, således at lister altid er ført ajour.
Racerepræsentanterne kan nedsætte udvalg til varetagelse af specifikke opgaver indenfor racen.

økonomi:

Racegruppen har egen økonomi - baseret på indtægter ved aktiviteter i racen.
Racegruppen kan ansøge DTK’s bestyrelse om økonomisk tilskud i forbindelse med afholdelse af et racearrangement eller deltagelse for racerepræsentanterne i diverse møder.
Det påhviler den ansvarshavende racerepræsentant at føre regnskabet for racen.
Regnskabet skal være tilgængeligt for DTK’s bestyrelse og revision.
Regnskabet for racen lægges frem ved det årlige racemøde, såfremt et sådant afholdes. årsregnskab kan rekvireres af racegruppens medlemmer.
Racegruppernes regnskabsår følger kalenderåret.
Regnskabet og kopi af årsopgørelse fra bank skal indsendes til DTK’s bestyrelse (kasserer) senest den 10. januar. Regnskabet indgår i klubbens årsregnskab.
Kopi af bankfuldmagt skal sendes til bestyrelsen. Der skal være to der kan hæve på racekontoen. For de der ikke har en racerepræsentant, skal klubbens hovedkasserer være den anden person.

Internet:

DTK har en officiel hjemmeside. http://www.dansk-terrier-klub.dk
Hver terrierrace har et link på denne hjemmeside.
Racerepræsentanterne kan udarbejde en officiel racehjemmeside som de er ansvarlige for. Hjælp til udarbejdelse af en sådan hjemmeside fås ved henvendelse til DTK’s web-mastere.
Racen må få sin web-adresse i TN under logoet i racespalten.
Racens hjemmeside må ikke være kommerciel.
Racens hjemmeside må ikke indeholde hvalpelister og eller hvalpe på vej.
Racens hjemmeside kan indeholde oplysninger om: Racen, arrangementer, oversigt over kenneler, hvor indehaveren er medlem af DTK samt oplysninger af almen interesse for racen.
Racerepræsentanterne er ansvarlige for opdateringer.

Skuer:

Racerepræsentanterne kan for deres egen race eller i samarbejde med andre racer arrangere skuer.
DKK’s / DTK’s regelsæt vedrørende udstillinger og skuer skal følges. DKK’s regler for udstillinger og skuer kan rekvireres mod betaling hos DKK.
Der skal ansøges om tilladelse til afholdelse af skue min. 4 mdr. og max 12 mdr. før afholdelsen.
Ansøgningen sendes til den i DTK’s bestyrelse, der er kontaktperson for skuer og udstillinger. Ansøgningen skal indeholde oplysninger om dato, sted, dommer samt navn på den ansvarlige for skuet.
Når bestyrelsen har givet tilsagn, skal skuet offentliggøres gennem annonce/omtale i TN og eventuelt på DTK’s hjemmeside. Umiddelbart efter skuet, tilsendes kontaktperson for skuer og udstillinger, et katalog.
Såfremt der ændres i det oprindelige program, skal bestyrelsen orienteres vedrørende ændringerne.

Racerepræsentantskabsmøder:

Afholdes 1 gang årligt oftest inden for de første 3 mdr. af året.
DTK’s bestyrelse indkalder via TN og med et personligt brev eller på mail til alle.
På dette møde diskuteres alt vedrørende tillidshvervet som racerepræsentant.
Såfremt racekassen ikke har nogen penge, kan racerepræsentanterne søge DTK’s bestyrelse om dækning af udgifter i forbindelse med deltagelse i mødet - f.eks. transportudgifter.
Ca. 14 dage inden mødet kommer en deltagerliste, således at man har mulighed for at arrangere samkørsel.

Årskonkurrencer:

Racerepræsentanterne kan arrangere årskonkurrencer i deres race, såfremt de selv eller et flertal af medlemmerne i racen ønsker det.
årets hund/hunde i racen kåres ud fra disse konkurrencer.
Pointsystemet der anvendes til ovennævnte konkurrence, er individuelt fra race til race. DTK har udarbejdet et pointsystem, der kan benyttes, såfremt racegruppen ønsker dette (denne pointskala er vedlagt).
TN 3 juni indkalder redaktionen forslag til pointberegning. Disse forslag skal være den ansvarshavende racerepræsentant i hænde så betids, at forslagene kan offentliggøres i TN 4 august, debat og stemmeseddel i TN 5 oktober, offentliggørelse af gældende pointsystem for det kommende år i TN 6 december. Indkomne forslag skal til afstemning mod det eksisterende.
Ved stemmelighed er det det eksisterende der fortsætter.
Beregningerne er gældende fra 1. januar
Pointberegningen kan ikke ændres midt i et udstillingsår.
Racerepræsentanterne holder regnskab med pointtildeling til kåring af årets…….
årets……offentliggøres i TN 6 eller TN 1 meget gerne med billeder. Racerepræsentanterne er ansvarlige for dette.
årskonkurrence. Hvis racen afholder årskonkurrence, er det den ansvarshavende racerepræsentants pligt at indsende oplysningerne om ”årets hund i racen” snarest efter at årets sidste udstilling er afholdt til bestyrelses kontaktperson for racerne.
Oplysningerne skal være: Hundens evt. titler, stambogsnavn og opdrætter samt ejers navn og adresse.

Diverse:

Brevpapir med DTK’s logo skal benyttes og rekvireres hos sekretariatet.
Mærkater til f. eks kuverter med DTK’s logo kan rekvireres hos sekretariatet.
DTK’s bestyrelse har en udmærket fotokopieringsmaskine. Her kan man få fotokopieret indbydelser og dagsordener til diverse møder, foldere som skrivelser. Man skal påregne leveringstid på ca. en uge.
Såfremt der i DTK sker ændringer som vedkommer racerepræsentanterne vil de modtage disse og andre relevante oplysninger. De indsættes i mappen. Mappen revideres 1 x årligt i forbindelse med racerepræsentantskabsmødet.
Racerepræsentanterne kan indsende forslag til ændringer af retningslinierne til det bestyrelsesmedlem, der er ansvarlig for racerne, senest den 31. januar. Forslagene behandles på et bestyrelsesmøde og forelægges på racerepræsentantskabsmødet.

Bestyrelsen April 2007